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Le client

L'agence digitale ORM London Opens new site est un fournisseur de solutions digitales innovantes basées sur les technologies web, mobiles et tactiles. L'agence a conçu un outil pour aider les organisateurs à gérer l'accueil des participants lors d'événements de grande comme de petite ampleur, comme par exemple le championnat européen de football de l'UEFA 2012 et ses milliers de participants par match ou les soirées très exclusives d'entreprises comme Roche, Monitise et Arsenal F.C.

Le défi


Traditionnellement, les organisateurs d'événements ont reccours à des listes sur papier pour effectuer le check-in manuel des invités, une procédure à la fois lente et sujette à erreur humaine. Le défi consistait donc à optimiser l'efficacité des procédures de billetterie lors d'événements professionnels.

La solution Socket Mobile


ORM a remplacé les listes papier par la version 2.0 de son application Event Check-in conçue pour fonctionner entièrement en libre-service, mettant ainsi une fonctionnalité essentielle à disposition des organisateurs d'événements internationaux et répondant parfaitement à leurs besoins en matière d'usage et de fiabilité.

Event Check-in permet d'enregistrer chaque participant soit en un clic soit en scannant un code QR unique envoyé par mail puis imprimé ou affiché sur smartphone. Le lecteur code-barres S740 de Socket Mobile est facile à transporter et se range dans une poche, il est certifié par Apple pour les appareils sous iOS et capable de se connecter par Bluetooth sans fil à un iPad.

Grâce à son intégration dans l'application Event Check-in et l'iPad d'Apple, les ventes de notre produit ont connu un essor exceptionnel y compris sur de nouveaux marchés comme l'Australie, le Canada, l'Europe de l'Est et le Moyen-Orient.

Le succès grandissant d'Event Check-in auprès d'une clientèle des plus diversifiées et lors d'événements de tout type d'ampleur démontre à quel point l'iPad devient la norme dans le secteur événementiel. C'est aussi la preuve qu'Event Check-in constitue un outil extrêmement puissant et modulable pour les organisateurs d'événements professionnels. La solution est utilisable pour des événements accueillant de 100 à 4 000 personnes.

Les résultats


La solution de Socket Mobile a permis d'optimiser l'accueil des participants grâce à des contrôles plus rapides et à la réduction des erreurs de saisie. Ainsi les participants aux événements bénéficient globalement d'une meilleure expérience. Grâce à sa flexibilité, Event Check-in permet aux organisateurs de configurer plusieurs sessions par événement, d'intégrer leur image de marque et de personnaliser diverses fonctions. La sécurité est améliorée grâce à un suivi de présence sur place beaucoup plus détaillé. Grâce aux rapports personnalisés générés par l'application, les organisateurs peuvent évaluer facilement la fréquentation et le succès de leurs événements.

ÉVÉNEMENTS D'ENTREPRISES : Event Check-in a déjà été utilisé lors de nombreux événements dont certains se sont révélés être de véritables défis en matière d'organisation. Notre solution a été retenue par de nombreux clients prestigieux, y compris des grandes entreprises comme Thompson Reuters et Ernst & Young et des agences de marketing et de publicité célèbres comme Amplify et Centigrade.

Event Chek-in a notamment été utilisé par Castrol pour l'accueil VIP à l'occasion des championnats européens de l'UEFA en 2012 qui nécessitaient le déploiement de 2000 codes QR, 60 iPads et 55 lecteurs code-barres Socket Mobile dans 6 villes en Pologne et en Ukraine. Un suivi des invités a été effectué dès leur arrivée, pendant leurs transferts et jusqu'à leur départ, ainsi que pendant leur participation aux événements connexes, aux différentes sorties et, évidemment, pendant les matchs.

ORM London a également géré la billetterie de la Converse Block Party, un festival de musique underground gratuit associé à une exposition autour du skateboard, qui s'est tenu dans des dizaines de villes à travers le monde. Event Check-in a généré des tickets électroniques sous forme de codes QR qui ont été envoyés par mail aux gagnants de la compétition pour leur permettre d'accéder au festival. Robuste et mobile, le lecteur code-barres S740 a permis au personnel chargé de l'accueil d'accepter aussi bien les tickets imprimés que les tickets électroniques. L'application a permis de gérer avec efficacité l'accueil de plus de 2 000 invités.

ÉVÉNEMENTS SPORTIFS : La technologie de check-in mobile fait aussi son chemin dans le monde du sport. Grâce à sa grande facilité d'utilisation, le lecteur code-barres S740 de Socket Mobile permet un excellent suivi des participants lors de compétitions sportives majeures.

Par exemple, la compétition Nike British 10K a utilisé la solution Event Check-in de Socket Mobile. À cette occasion, environ 20 000 participants ont parcouru un trajet passant par de nombreux édifices célèbres à Londres y compris Big Ben, la grande roue appelée EDF London Eye  et la cathédrale Saint Paul, pour recueillir des fonds à destination de plusieurs centaines d'associations caritatives britanniques.

Notre solution a également été employée par le Thames Patch Challenge, une course d'endurance éprouvante à laquelle participent plus de 1 500 coureurs le long de la rivière Thames, sur des distances de 50 ou de 100 km. Les participants peuvent ainsi recueillir des fonds pour les œuvres de bienfaisance de leur choix. Action Challenge, organisateur de manifestations internationales en charge du Thames Path Challenge a fait imprimer des codes QR sur des dossards que de nombreux compétiteurs ont accrochés à leurs sacs à dos. Ces codes QR ont été scannés tout au long de la course, afin d'assurer non seulement la gestion mais aussi le suivi des compétiteurs à chaque point de contrôle jusquà la ligne d'arrivée. Ceci a permis d'établir un aperçu détaillé des performances de chacun des compétiteurs et de donner aux organisateurs une image précise de la position des coureurs pendant toute la course.

Mahesh Ramachandra, responsable développement chez ORM London dit: " Depuis la restructuration des tarifs applicables aux organisateurs d'événements complexes utilisant des codes QR, nous avons constaté une énorme augmentation du nombre d'agences qui utilisent Event Check-in dans le cadre de manifestations les plus diverses, surtout en Europe et aux États-Unis.

Par exemple, l'agence internationale de marketing Centigrade utilise régulièrement Event Check-in  lors du lancement de nouveaux produits ou lors d'autres événements d'entreprise comme ceux de la compagnie aérienne Flexjet ou des constructeurs automobiles Lamborghini, Bentley et Bugatti.

L'application Event Check-in d'ORM fonctionne avec un iPad d'Apple et un lecteur code-barres de Socket Mobile. Cette solution mobile permet aux organisateurs d'accélérer les procédures d'admission des invités, de renforcer la sécurité et de disposer instantanément de rapports détaillés.

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